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分外的工作做还是不做?专业人士给出建议

http://www.workercn.cn   2018-11-02 09:02:13   来源:贵阳晚报   查看评论

  不属于自己的工作,到底该不该做?也许很多职场人士都在这个问题上纠结过,特别是职场新人,不大敢说“不”,担心搞不好人际关系。做,又担心没完没了,给自己挖坑,造成巨大工作压力。那面对工作中的分外之事,到底该如何处理?本期就业指南,就来讨论这个话题。

  分外工作 不能来者不拒

  林女士是一名刚入职场的新人,刚到单位,她就听从了老前辈们“年轻人,多干活,对自己有好处”之类的教导,挤着笑脸、硬着头皮、憋着闷气接下了不少不属于自己职责范围的工作任务。但过了一段时间,她发现自己仿佛被老前辈们挖了个坑,不少棘手的难题并不是当下就能解决的。那么,当前辈们要将额外任务丢给你时,你该如何应对呢?

  职场过来人李先生表示,“多干活有好处”是一个很笼统很忽悠的观点。没原则、没节制、没技巧地多干活,到头来即便不累死也落得个吃力不讨好的下场。试想一下,假如你在前辈的催促下十万火急地帮其赶工,而耽误了自己负责的项目,你的上司会怎么看?与你共同负责一个项目的同事会怎么想?值得大家注意的是,对额外任务来者不拒,不仅会在短期内造成人际关系紧张、自身工作压力过大的危机,从长远来看,还会对自己的职业生涯发展造成隐患和障碍。原因很简单,那些找人代劳的人也不是傻瓜,什么事能委托给他人什么事得自己亲手掌控他们分辨不出来吗?能够随意让他人代劳的事十之八九效益小、附加值低,这种杂事干得再多也不会对职业技能的精进带来多少实质性帮助。

  李先生说,经常忙于替别人处理杂务,就会无可避免地占用自己处理正事的时间,精力和思维。再者,杂活接得越多就越难以拒绝,越难以拒绝就越接越多越演越烈,形成”剪不断理还乱“的恶性循环。因此,长期对别人塞过来的事务来者不拒,势必分散自己的注意力、降低自己的时间利用率、稀释自己的专业技能、损害自己的职业竞争力。

  三个步骤 应对额外任务

  那么,是不是说咱们应该一概拒绝所有额外任务,埋头专注于自己的本职工作呢?不是的,一概拒绝的坏处也是可想而知的。一个在工作中不愿对别人施以援手的人,等于在自己周围筑起一堵高墙把自己困在其中,隔绝了与他人建立关系以及让自己多作尝试的可能,最终作茧自缚孤立无援。

  我们需要明白的是,各种额外任务不期而至是职场中的一种常态。只要咱们懂得适当周旋妥善处理,就不会被没必要没价值甚至有风险的额外任务所累,也不会错过有意义有价值甚至有发展潜力的工作机会。

  所以,我们就一起来看看应对额外任务的逻辑和方法吧。它有三个步骤:

  明确界限:弄清楚两个界限:一、自身职责范围;二,你与对方的工作关系。工作业绩总是与工作职责挂钩的。企业中每个岗位的责任,是通过完成自身职责范围内的任务,为自己所在的部门创造业绩。因此,你的职责范围以及你所在部门的职能范围就是用来区分哪些活该干哪些活不该干的第一道界限。工作任务总是与工作关系挂钩的。把额外任务塞给你的人是谁?是上司还是同事?是部门内的同事,还是部门外的同事?是合作关系强的同事,还是合作关系弱的同事?是花钱买公司的产品为公司带来利润的客户,还是收取公司的费用为公司提供服务的供应商?这些关系之中,孰轻孰重,必须掂量清楚。

  了解期望:既然别人把一件事交托给你,不管这件事是大还是小,他都会有一定的期望。没弄清楚对方的期望就把活接下来,就等于埋下一颗不定时炸弹,以后事情的发展将不受你的控制。为了有效地降低不确定性,尽量把不可控变成可控,你就需要在接受任务之前充分地了解对方的期望。所谓“充分了解”,就是从多个维度向对方索取信息。比如:什么时候开始,什么时候结束;要做些什么,达到什么效果;在哪里做;与哪些人联系、向哪些人请示、和哪些人合作;做这件事的目的是什么;以何种方式、流程或者技术手段来做;预算成本是多少……

  你的提问,不是在为难对方,更不是拒绝对方,而是在帮助对方理清思路。你问得越细对方就想得越清楚。说不定有了你的提问,对方才发现自己的想法还不成熟,他需要回头整理一下,再过来找你帮忙。在了解期望的过程中,你需要根据自己的实际情况,逐一审视这些期望。然后诚恳地告诉对方,哪些期望你可以办到,哪些你办不到,以便对方进行考虑和选择。

  达成协议:当你完成了第一步,知道这件额外的任务,不会与自己的本职工作以及部门的利益和原则产生冲突;然后你又完成了第二步,明确了那些你力所能及,又符合对方期望的事项。接下来就是第三步了,把你与对方商定的事情变成协议。

  所谓“定协议”,不是让你正儿八经地与对方签一份合同,而是发一封邮件给对方,告诉对方你打算如何完成这个任务。这样做不但看起来顺理成章,而且显得你做事既负责又细致。如果把任务交给你的人是你的上司,把这封邮件发给他就行了;如果对方是一个同事,不管他与你是不是在同一个部门,你都要把这封邮件抄送给你的直线上司。这样做不单是表达对直线上司的尊重,也是对你的一种保护机制。上司成了这个协议的见证人,对方想变卦也没那么容易了。

  因此,当别人把额外任务塞给你的时候,你可以试试这三步:一、明确界限;二、了解期望;三、达成协议,从而过滤掉那些不该接的活儿,并且在那些该接的活儿上设置有效的自我保护机制。(本报记者 段筠)

[责任编辑:刘英杰]

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